Spreadsheets zijn veelzijdige en ingewikkelde programma’s die in de 25 jaar van hun bestaan verrijkt zijn met steeds krachtiger programmeertalen. Dat weerhoudt het doorsnee bedrijf er niet van om een spreadsheetprogramma standaard op iedere PC te installeren. Waar ze vervolgens door rijp en groen

gebruikt worden om zelf rekenbladen te programmeren, voor het vastleggen van gegevens, maar ook voor het maken van planningen en het onderbouwen van beslissingen. Dat lijkt niet alleen een recept voor problemen, dat ís het ook, zegt Jay Heiser van onderzoeksbureau Gartner. “Wat de schade is die

bedrijven lijden van fouten in spreadsheets, is niet te becijferen. Maar ik durf de stelling aan dat die schade in de miljarden loopt."

Die risico’s hangen niet alleen samen met de gevoeligheid van spreadsheets voor al dan niet opzettelijke manipulatie van de formules. Ook bij de modellering en programmering gaat het vaak fout. Onafhankelijke beoordelingen brengen steevast fouten aan het licht in bijna alle onderzochte spreadsheets. Volgens die onderzoekingen bevat 5 procent van de gebruikte spreadsheets zelfs fouten die ernstige gevolgen kunnen hebben. Zo speelde een foutje in een spreadsheet dat aan de basis lag van biedingen van een Canadees energiebedrijf op de rechten van energieleveranties een fatale rol. Door een knip-en-plak-operatie bij het bouwen van het betreffende spreadsheet werd op een groter aantal contracten voor elektriciteitslevering geboden dan bedoeld, en ook nog eens tegen een te hoge prijs. Schade: 24 miljoen dollar. “Het probleem is overigens niet alleen dat er bij de ontwikkeling fouten worden gemaakt”, zegt Heiser. “Het probleem is dat er geen procedures bestaan voor het testen van spreadsheets en het corrigeren van de gevonden fouten zoals die wel bestaan voor het ontwikkelen van

software, en dat er al helemaal geen sprake is van changemanagement op eenmaal in gebruik genomen spreadsheets.”

De simpele oplossing door spreadsheets alleen maar in handen te geven van personen die door hun opleiding of een apart examen bewezen hebben over kennis van zaken te beschikken, lijkt niet erg effectief. PC-gebruikers zijn vaak verknocht aan hun spreadsheetprogramma en de mogelijkheden die het hun biedt. Ook het verbieden van spreadsheet-gebruik of het simpelweg niet beschikbaar maken van dat onderdeel van Office lijkt vaak simpeler dan het is. Verder blijkt het inrichten van een testbank waar eindgebruikers hun spreadsheets kunnen laten testen door IT-specialisten - naar analogie van de

testafdelingen die door de IT-afdeling ontwikkelde applicaties testen – in de praktijk stuk te lopen op eindgebruikerssentimenten. Niet zelden wordt de spreadsheet door de eindgebruikers beleefd als een bastion van vrijheid tegen IT-inmenging. Desondanks is het gerechtvaardigd een gericht beleid te

voeren om de risico's van spreadsheetgebruik in te dammen. Heiser: "Bij het nemen van maatregelen moet je wel rekening houden met die menselijke kant van de zaak en de politieke kanten van de bedrijfsorganisatie."

Het voorgaande geeft een samenvatting van het artikel uit de Automatiseringgids van november 2006. Op verzoek zenden wij u graag een afdruk van het gehele artikel toe. Ook kunnen wij u ondersteunen bij het indammen van de risico's van spreadsheetgebruik binnen uw bedrijf. De Kraan-programmatuur biedt daarvoor vele mogelijkheden. Indien wij u hierbij van dienst kunnen zijn, neemt u dan contact op met onze afdeling Verkoop op 010 – 28 66 637 of 639.