| |
Informatievoorziening gemakkelijker bij Vorm Bouw
Natuurlijk ontbrak het bij VORM niet aan goede automatiseringsoplossingen. Maar al die software perfect op elkaar laten aansluiten, is een heel ander verhaal. Daarom is er eerder dit jaar voor gekozen om te gaan werken met de software van Kraan Bouwcomputing. Het bedrijf staat immers bekend om z’n totaaloplossingen voor de bouw.
De implementatie is werk voor consultant Jack Duijf, ‘ingehuurd’ van 2Result. Hij loopt al sinds maart van dit jaar rond bij VORM, twee dagen per week. “Meestal werk ik voor grotere opdrachtgevers. Dan
wordt een compleet team van ervaren externe consultants ingezet. Bij VORM hebben we er voor gekozen een belangrijk deel van de werkzaamheden uit te laten voeren door de eigen organisatie in de vorm van werkgroepen”, om er meteen aan toe te voegen dat “iedereen bij VORM heel positief is”.
De technische implementatie wordt namens VORM begeleid door Peter Orgelist, verantwoordelijk voor de ICT in het kantoor. “Tot nu toe werkten we met programma’s die niet op elkaar aansluiten, zogenaamde ‘satellietprogramma’s’. Dat werkt niet optimaal. Daarom hebben we besloten om er één geïntegreerd pakket van te maken. Dat is het pakket van Kraan geworden.
Je hebt wel andere oplossingen hoor, maar dan kom je in de sfeer van SAP terecht, voor heel grote bedrijven. Voor een bedrijf van onze omvang is dit een heel goede oplossing.” De implementatie was geen ‘appeltje-eitje’. Jack: “De moeilijkheid hier was dat de administratie was verdeeld over meerdere bedrijven.
We moesten eerst die bestanden in elkaar schuiven, terwijl we nog met de oude software werkten. Stap twee was werken met de nieuwe programma’s maar nog op de oude manier. En de belangrijkste stap loopt nu: werken met de nieuwe programma’s én tegelijkertijd de processen anders invullen.
Daarbij wordt niet meer gekeken naar het optimaal functioneren van een individuele afdeling, maar naar het optimaal functioneren van het totaal. Het benutten van de synergie en het toepassen van standaardisatie vormen met het nieuwe systeem de basis. Werkzaamheden zijn straks beter op elkaar afgestemd waardoor overbodige werkzaamheden verdwijnen maar de vrijheid van een individuele afdeling wordt beperkt. Op basis van de geanalyseerde processen zullen procedures en werkinstructies worden uitgewerkt. De nog veel voorkomende “Excel-bestandjes” zullen worden uitgebannen.”
Eén centrale plek
Het voordeel van het nieuwe pakket moet zich op termijn gaan bewijzen. Peter: “We denken dat de informatievoorziening met het nieuwe pakket een stukje makkelijker gaat. Alle informatie staat straks op één centrale plek. Als gebruiker kun je die informatie veel eenvoudiger benaderen. Dat zal ook weer een positief effect hebben op de faalkosten, verwachten we.”
Efficiencyslag
Eerst voorziet Jack nog dat het even wennen zal zijn. “Ja er verandert veel, en dat komt vooral doordat veel processen echt anders gaan verlopen. Zo wordt begin 2008 op een tweetal werken een proef gedaan met het digitaal vastleggen en verwerken van de loongegevens. Ook een factuur die binnenkomt bijvoorbeeld wordt straks meteen gescand. Ook de autorisatie van deze factuur gaat digitaal. Maar Peter heeft gelijk, het is een enorme efficiencyslag die we maken doordat je informatie nu beter kunt delen.” VORM kan er weer even tegen. Jack: “De achterstand die VORM had is in één keer goedgemaakt. Ook qua automatisering zit VORM straks in de frontlinie!”
<<< Terug
|
|
|
|
