| |
PROBIS Inkoop
De PROBIS module Inkoop, voor het optimaliseren van uw inkoopproces, biedt diverse mogelijkheden om uw relaties, projecten, offertes en contracten doelmatig te beheren.
De inkoopmodule is qua inkoopmatrix sterk geoptimaliseerd, waarbij er in de laatste versie nu ook bijgehouden wordt welke aanpassingen binnen deze matrix plaatsvinden en is het mogelijk om bijvoorbeeld nota´s van wijziging naar relaties te sturen. Tevens is er een optie voor uitvoer naar de Océ printer/plotter/copier (XML-document) toegevoegd.
Relaties
In de module Inkoop worden de basisgegevens op verschillende niveaus vastgelegd. Allereerst gebeurt dit met de NAW gegevens van de leveranciers en onderaannemers. Daarnaast worden alle specifieke inkoopgegevens verzameld, zoals bijvoorbeeld de connectie tussen moeder en zusterbedrijven en de gegevens in het kader van de Wet Keten Aansprakelijkheid. Omdat ook van de onderaannemers de G rekening gegevens vermeld worden, is het mogelijk om overzichten van bijvoorbeeld het betalingsgedrag te verkrijgen. Vanuit dit kaartenbakprincipe kan men ook andere gegevens inzien, zoals in welke branche de onderaannemer werkzaam is, welke offerteaanvragen nog niet binnen zijn en welke contracten in het recente verleden met de onderaannemer zijn afgesloten. Ook bestaat de mogelijkheid om concurrentiegegevens bij te houden. Deze gegevens, die door eigen waarneming of (bijvoorbeeld) via de door diverse vakbladen verstrekte informatie tot stand komen, kunnen in de module worden vastgelegd. Zo kunt u aangeven welke onderaannemer voor welke hoofdaannemer werkt. Zodoende kunt u, naast uw vaste onderaannemers, ook bij nieuwe onderaannemers een offerte aanvragen.
Projecten
Vanuit de module Inkoop is het mogelijk om projecten vast te leggen met bijbehorende documenten. Het betreft hier documenten zoals het bestek, de tekeningen, de nota’s van wijzigingen en/of inlichtingen. Hierbij kunt u zowel de registratie laten plaatsvinden als het digitale document erbij opslaan. Vanuit het project kunnen diverse offerteaanvragen gemaakt worden, waarbij ook geregistreerd wordt welke documenten met de offerteaanvraag zijn meegezonden. Tevens kunt u de voortgang van het project controleren met betrekking tot de inkoopgegevens. Ook is inzicht te verkrijgen in de contracten.
Documentenmatrix
Op het tabblad Matrix stelt u offerteaanvragen per branche en leverancier samen. Ook kunt u documenten/bestekdelen, die u eerder op het tabblad Documenten en het tabblad Bestek hebt ingevuld, als bijlage aan uw offerteaanvraag toevoegen. Op basis van een ingevulde matrix kunt u automatisch offerteaanvragen aanmaken.
Offerteaanvraag
Met de gegevens die bekend zijn in de centrale database, zoals leveranciers, projecten en projectdocumenten en eventuele begrotingsregels worden de offerteaanvragen middels MS Word gemaakt.Tevens worden de verzonden documenten geregistreerd. Met behulp van de status, die aan de aanvraag wordt toegekend, kan men het verloop van de offerteaanvraag volgen. (Is de offerte al binnen of is deze geannuleerd?) Ook is zichtbaar of de offerte is genomen als basis voor de calculatie en later als contract is uitgegeven.
Offertevergelijk
Om op een goede en betrouwbare manier een offertevergelijking te maken is in de inkoopmodule een koppeling gemaakt naar MS Excel. Door deze koppeling is het mogelijk geworden om in MS Excel de budgetten vanuit de begroting in te lezen en aanbiedingen van leveranciers en onderaannemers op regelniveau in te voeren. Aansluitend kan dan op een eenvoudige wijze een duidelijke vergelijking tussen de uitgebrachte offertes onderling worden gemaakt.
Contracten
Per project kunnen de verstrekte contracten c.q. opdrachten met bijbehorende stukken geregistreerd worden. Daarnaast is er een controle of het contract getekend retour is gekomen. Via een koppeling kunnen de contracten aangemaakt worden in MS Word. Vervolgens is het mogelijk een beoordeling van de onderaannemer/leverancier vast te leggen.
Kwaliteitsaspecten
Om de, in het kader van de ISO normering gebruikelijke, vastlegging van goedgekeurde onderaannemers/
leveranciers te kunnen waarmaken, is het mogelijk om een onderaannemer of leverancier de status “goedgekeurd” mee te geven. Aan de opdrachtenkant van de inkoopmodule kan de onderaannemer op basis van het uitgevoerde werk en de leverancier op basis van het geleverde materiaal worden beoordeeld. Hiermee wordt inzicht verkregen of de onderaannemers en leveranciers de gewenste kwaliteit wel of niet kunnen leveren. Tevens is aan te geven of een relatie ISO of VCA gecertificeerd is.
Zoeken en selecteren
Zoeken kan eenvoudig door in de filterregel de criteria op te geven. Hierbij wordt direct een overzicht getoond van alle relaties, projecten of activiteiten, afhankelijk van het overzicht waarin de functie wordt geraadpleegd. Hierbij kunt u een aantal vrij in te vullen, verschillende randvoorwaarden formuleren, waarna de gegevens die voldoen aan de gevraagde criteria worden getoond.
Met de standaard report generator kunt u vervolgens lijsten samenstellen en printen. Gegevens van Relaties en Projecten kunt u eenvoudig koppelen met MS Word, zodat u gemakkelijk mailingen kunt verzorgen of referentielijsten kunt samenstellen.
Nu de nieuwste versie van de PROBIS productlijn is uitgeleverd, ontdekken ook de inkopers dat er voor hen veel is veranderd. PROBIS Inkoop is alleen al qua inkoopmatrix sterk geoptimaliseerd, maar er zijn veel meer dingen veranderd en dus verbeterd.
Kraan organiseert daarom op 14 september 2010 in de ochtend een informatiebijeenkomst in Bunnik over alle wijzigingen en voordelen, ook in combinatie met de andere modules.
Deze sessie is geschikt voor gebruikers van Inkoop, maar is ook bedoeld voor bedrijven die geinteresseerd zijn in deze module.
Lees hier binnenkort meer over deze dag.
Schermvoorbeelden:
Vraag meer informatie aan.
<<< Terug
|
|
|
|
;)
;)
;)